Ewidencja samochodu dla celów VAT

Specyfika ewidencji dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie w celach firmowych zmusza do prowadzenia jej inaczej przez przedsiębiorcę korzystającego z auta i pracownika tego przedsiębiorcy, a inaczej przez osobę niebędącą pracownikiem.

Każda ewidencja prowadzona dla samochodu powinna zawierać następujące dane:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
  • liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku pracodawcy lub pracownika kierującego pojazdem samochodowym wpis dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, powinien obejmować takie informacje, jak:

  • kolejny numer wpisu,
  • data i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczba przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem.

Każdy wpis powinien być też potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem.

Wpis jest zatem realizowany przez osobę kierującego i potwierdzany przez podatnika – przedsiębiorcę lub osobę upoważnioną w firmie do prowadzenia spraw podmiotu w tym zakresie.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej pracownikiem podatnika, wpis jest dokonywany przez osobę, która udostępnia pojazd i powinien obejmować takie dane, jak:

  • kolejny numer wpisu,
  • data i cel udostępnienia pojazdu,
  • stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
  • liczba przejechanych kilometrów,
  • stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
  • imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Dane w obu przypadkach nie są zatem identyczne. Co więcej, osobą dokonującą wpisu w drugim przypadku jest udostępniający pojazd, a nie osoba korzystająca z niego.

Nie ma obowiązku dokumentowania trasy w przypadku udostępnienia pojazdu osobie niebędącej pracownikiem.

Ewidencja, choć możliwa do prowadzenia łącznie z ewidencją dla celów podatku dochodowego, różni się szczegółowością. Ta ostatnia musi zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Podpis podatnika jest wymagany – w przypadku ewidencji dla celów podatku PIT – przy każdym użyciu, w przypadku ewidencji dla celów podatku VAT – na koniec każdego okresu rozliczeniowego. Natomiast w przypadku ewidencji VAT dla celów udostępniania pojazdu osobie niebędącej podatnikiem – podpis nie jest wymagany.

Pin It